Qu’est-ce qu’un contrat de location de photocopieurs ?
Un contrat de location de photocopieurs est un accord commercial signé entre un loueur de photocopieurs professionnels et une entreprise. Tout contrat se définit par trois points essentiels :
Un loyer
Une durée de financement
une périodicité du loyer : mensuelle, trimestrielle
Il existe trois formes de location de photocopieurs :
les contrats longue durée
les contrats courte durée
les contrats de location avec option d’achat (leasing ou crédit-bail).
La plupart du temps, un contrat de location classique est signé pour une durée de 3 à 5 ans.
Contrat de location longue durée : pour un service tout en un
Un contrat de location de photocopieurs de longue durée prévoit généralement un engagement minimum de 3 ans avec reconduction tacite. Grâce à cette période d’engagement, les entreprises bénéficient d’un loyer mensuel assez avantageux. Elles peuvent alors équiper leurs bureaux de photocopieurs très performants sans avoir à sortir une somme importante de leur trésorerie.
Les contrats de location de photocopieurs sur le long terme comprennent généralement d’autres avantages :
Le dépannage et la maintenance sont souvent compris
Le loueur possède d’avance des pièces détachées pour réparer les appareils
Le loueur s’occupe de la gestion des consommables (encre)
Le locataire peut bénéficier d’un renouvellement du parc de copieurs à termes de sa période d’engagement, avec des machines plus performantes ou adaptées à l'évolution de son activité.
Contrat de location courte durée : pour des besoins spécifiques
Certains loueurs de photocopieurs proposent des contrats de location à courte durée. Ce type de contrat s'applique pour des entreprises qui ont des besoins très spécifiques sur des périodes particulières de leur activité.
Par exemple pour un inventaire, ou un événement professionnel, une compagnie peut avoir besoin de louer des machines avec une très grande capacité, ou des impressions couleur A3 de très grande qualité… Investir dans l’achat d’un tel photocopieur serait beaucoup trop onéreux. Ces entreprises se tournent alors vers la location courte durée.
Contrat avec option d’achat de photocopieur : fausse bonne idée ?
Il est parfois possible de louer les photocopieurs de son entreprise avec une option de rachat du matériel à la fin de la période d’engagement. C’est ce que l’on appelle le “crédit-bail”.Ce modèle fonctionne exactement comme celui du leasing de voiture. Le prix de rachat est fixé en amont, au moment de la signature du contrat.
Cela permet aux professionnels d’acquérir du matériel avec des technologies avancées sans avoir besoin de piocher dans leur trésorerie, tout en gardant la possibilité d’en faire l’acquisition dans 3, 5, 8 ans… Ils pourront ainsi aussi envisager de revendre leur matériel.
Attention, car le matériel informatique évolue très vite et devient rapidement obsolète. Le photocopieur acheté in fine ne vaudra peut-être plus le montant engagé pour l’acquérir.
Combien coûte la location d'un photocopieur ?
Les forfaits de la location de photocopieur
Plusieurs paramètres entrent en compte lorsqu'il s’agit de calculer un forfait de location de photocopieur :
la marque choisie
les fonctionnalités choisies
la durée de l’engagement
les options de maintenance choisies
Les prix varient énormément selon les loueurs professionnels. Mais il sera certainement toujours avantageux de choisir un fournisseur proche géographiquement des bureaux où seront installés les copieurs multifonctions. En cas de dépannage, le professionnel choisi facturera des frais de déplacement moindres et sera plus rapide.
Les frais “cachés” de la location de photocopieur
À toutes locations de MFP (Photocopieur Multifonction) s’ajoutent des frais auxquels une entreprise doit penser avant de s’engager :
La livraison :
Le transport et la livraison des photocopieurs jusqu’à vos bureaux peuvent représenter un certain coût supplémentaire.
La maintenance :
Il est presque inenvisageable de louer un photocopieur sans prévoir sa maintenance. Afin d’assurer une opérabilité continue des appareils, un forfait maintenance et réparation s’ajoute également au prix de la location.
Les consommables :
Si le forfait de location, ou de maintenance comprend normalement la gestion des consommables comme l’encre, d’autres achats de fournitures seront à prévoir. Il faudra également budgétiser un stock de papier et d'agrafes avec la location du photocopieur.
Location Vs Achat, quel est le plus rentable ?
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L’avantage comptable de la location de photocopieur
Par rapport à l’achat, la location d’un photocopieur a le très gros avantage d’être considérée comme une charge d’exploitation.
Cette charge d’exploitation, déductible du chiffre d'affaires, est directement enregistrée dans le compte de résultats de l’entreprise.
En écriture comptable, une location de photocopieurs est considérée au même titre qu’un loyer. Elle doit être enregistrée en compte 613 (et plus exactement en compte 6135 pour les locations mobilières).
Éviter les pièges de la location de photocopieur
Peut-on résilier un contrat de location de photocopieurs ?
Oui, il est possible de résilier un contrat de location de photocopieurs. Les conditions de résiliation sont normalement spécifiées dans le contrat signé des deux parties. Généralement, un préavis est demandé par le loueur afin de prévenir les ruptures abusives. Sans résiliation, il y a la plupart du temps une reconduction tacite du contrat.
Promesse de “participation financière” : gare aux arnaques
Afin de paraître plus compétitifs, certains loueurs de photocopieurs prévoient une “participation financière” avec le contrat de location. Si cette offre commerciale n’est pas frauduleuse en soi, certains loueurs s’en servent pour tromper le consommateur. En effet, le contrat sera tourné de telle manière que, pour bénéficier de la participation, le locataire devra se réengager pour une durée plus longue, avec un photocopieur plus cher. Une promesse trompeuse de participation financière à la location d’un photocopieur est considéré en jurisprudence comme un dol (Manœuvres frauduleuses destinées à tromper).
Il est donc conseillé de lire très attentivement les conditions du contrat. Pour s’engager en toute sécurité, il sera aussi préférable de choisir un loueur installé depuis plusieurs années et partenaire de marques reconnues, à l’image d’Auxilium Buro (lien vers page location).
Quel photocopieur choisir pour une location ?
Choisir la location de photocopieurs, par rapport à l’achat, permet aux entreprises de se faire plaisir avec de belles machines très performantes pour un investissement initial tout-à-fait raisonnable. Cependant, choisir son modèle idéal face au nombre exponentiel de modèles et de marques peut s’avérer compliqué...
Les fonctionnalités basiques d’un photocopieur multifonction sont les suivantes :
photocopie A4
scan A4
impression A4
partage des documents
1 bac papier
Pour aller plus loin, de nombreux photocopieurs proposent des fonctionnalités plus avancées comme :
l’archivage des documents dans un cloud sécurisé,
le travail collaboratif,
l’impression, scan ou copie en A3,
plusieurs bacs papier,
un nombre de pages par minute imprimées très élevé,
l’option d’agrafer les dossiers,
un format compact selon l’espace disponible au bureau
...
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