Évaluez les besoins de votre entreprise
Avant de demander son premier devis pour des photocopieurs professionnels, il est indispensable d’évaluer les besoins de son entreprise. La photocopie et les scans sont-ils au cœur de votre métier ?
Par exemple, un cabinet médical imprime des ordonnances et factures à longueur de journée. Le photocopieur est donc un élément indispensable pour le maintien de l’activité. Cependant, un cabinet médical ne nécessite pas forcément d’imprimer en couleur et en A3. Ils choisiront donc un photocopieur professionnel avec une grande capacité en volume d’impressions, mais avec des options basiques.
A contrario, un cabinet d’architecte n’imprime pas souvent, mais a besoin de formats d’impression variés et d’une qualité de l’image irréprochable. Ils choisiront alors certainement un photocopieur avec la possibilité d’imprimer et A4 et A3, un scanner de haute précision, mais une volumétrie d’impressions moindre.
Pour bien évaluer les besoins de votre entreprise, la meilleure solution est de proposer un questionnaire aux équipes qui utilisent le plus ces outils. Voici un exemple de questionnaire pour savoir quel photocopieur est fait pour votre entreprise.
Choisissez les caractéristiques techniques du photocopieur
Nous avons vu que selon l’activité de votre entreprise, vous ne choisirez pas les mêmes caractéristiques techniques. Voici les fonctionnalités essentielles d’un photocopieur professionnel, et les différentes options pour chacune d’entre-elles :
Nombre d'impressions mensuelles
Votre entreprise imprime-t-elle moins de 500 pages par mois ? Entre 500 et 2000 pages ? Ou plus de 2000 pages ?
Couleur ou noir et blanc
Votre entreprise a-t-elle besoin d’imprimer, scanner et photocopier en couleur ?
Format A4 et / ou A3
Est-ce que votre activité nécessite d’imprimer et de scanner au format A3 ?
La vitesse d’impression
Si vous avez besoin d’imprimer en grande quantité, vous apprécierez aussi la vitesse d’impression et de copie. La rapidité des appareils multifonctions varie de 20 pages par minute à 75 pages par minute.
Nombre de magasins papier
Souhaitez-vous avoir la capacité de stocker beaucoup de papier pour ne pas avoir à recharger votre matériel trop régulièrement ? Choisissez entre 1 à 4 magasins. Attention, ces options feront varier la taille du photocopieur.
La taille du photocopieur
Est-ce que vous avez l’espace dans vos bureaux pour installer de gros photocopieurs ? Ou bien devez-vous les installer sur un bureau / dans un petit espace ?
Chargeur recto-verso
Est-ce que vos équipes ont besoin de scanner et imprimer en recto-verso ?
Agrafe
Avez-vous l’utilité de l’option d’agrafage des documents et dossiers ? Cette option est très pratique lorsque l’on doit par exemple imprimer des dossiers pour les participants d'une réunion, ou pour un contrat client.
Gestion Electronique des Documents et cloud collaboratif
Souhaitez-vous mettre en place un système de Gestion Electronique des Documents ? La GED vous permet de classer, partager, archiver et sécuriser les documents et contrats photocopiés. Elle synchronise les appareils entre eux et les relie à votre parc informatique, ainsi qu’à un cloud sécurisé.
Consommation d’énergie
Minimiser l'impact énergétique de votre entreprise fait-il partie de vos priorités ? Choisir un photocopieur à faible consommation d'énergie est une démarche écologique qui permet aussi de faire des économies !
Comparez les marques et les technologies de photocopieurs professionnels
Les marques de photocopieurs professionnels possèdent aussi leurs propres caractéristiques et leurs propres technologies.
Les deux constructeurs de photocopieurs les plus connus et les plus renommés sont Canon et Toshiba. Ce sont deux entreprises japonaises spécialisées dans les périphériques multifonctions professionnels, depuis près d’un siècle.
Les spécificités des photocopieurs professionnels Canon
Les photocopieurs professionnels Canon, à destination des entreprises, sont les modèles des gammes ImageRunner Advance et i-SENSYS MF. Leurs photocopieurs professionnels utilisent la technique d’impression laser. Canon est reconnu dans le monde professionnel pour la fiabilité de ses appareils.
Les spécificités des photocopieurs professionnels Toshiba
Les photocopieurs professionnels Toshiba, à destination des entreprises, sont les modèles de la gamme e-Studio. Ces imprimantes multifonctions (ou MFP), utilisent la technologie d’impression laser.
Comparez les modèles MFP couleur
Combien coûte l’achat d’un photocopieur professionnel ?
Neuf Vs Occasion
Acheter un photocopieur d’occasion semble au premier abord plus économique. En effet, certains revendeurs proposent des copieurs reconditionnés à des tarifs plus bas que le neuf. Cependant, attention aux frais cachés ! L’achat d’un photocopieur professionnel s'accompagne généralement d’un contrat de maintenance. Plus le modèle de photocopieur est ancien, plus il risque de tomber en peine, et moins il est possible de trouver de pièces détachées. Le coût de la maintenance d’un MFP d’occasion peut donc contrebalancer les économies faites lors de l’achat.
Achat Vs Location
L’achat d’un photocopieur professionnel à impression laser représente un investissement minimum de 500€. Vous trouverez par contre des contrats de location de photocopieurs professionnels à partir de 50€ par mois. Lorsque l’on fait le calcul, l’achat d’un photocopieur professionnel paraît vite rentabilisé en comparaison aux contrats de location. Cependant, tout dépend de la trésorerie de l’entreprise au moment où elle effectue l’achat. Votre entreprise aura peut-être également besoin de posséder des copieurs professionnels toujours à la pointe de la technologie. Là aussi, la location avec renouvellement du parc pourrait s’avérer plus avantageuse. Découvrez notre guide d'achat dédié à la location de photocopieur professionnel.
Les frais annexes à anticiper
Lorsqu'une entreprise décide de s’équiper de périphériques multifonctions, elle doit également prévoir les frais récurrents liés à ce type d’équipement.
Les consommables
L’achat de papier et de cartouches d’encre est à prévoir chaque mois. Le prix dépend du modèle choisi et du type d'impression : 2000 pages imprimées en N&B sont totalement différentes de 2000 pages imprimées en couleurs par exemple. Il est donc difficile de prévoir un coût moyen pour ce poste.
La maintenance
Le prix de la maintenance d’un parc de photocopieurs professionnels n’est pas à négliger. En effet, maintenir ses outils de productivité en bon état de marche est indispensable pour une entreprise en pleine croissance. Certaines entreprises sont spécialisées dans la maintenance de certaines marques et possèdent des pièces détachées pour intervenir rapidement sur site. Le prix d’un contrat de maintenance varie selon la marque et l’ancienneté des modèles. Les contrats démarrent généralement à partir de 50€ par mois.
Comparez les prix de photocopieurs professionnels
De 1000 euros à 10 000 euros, le prix d’achat d’un photocopieur professionnel à impression laser varie énormément selon les fonctionnalités choisies. Voici un tableau comparatif pour vous aider à y voir plus clair.
Les consommables
L’achat de papier et de cartouches d’encre est à prévoir chaque mois. Le prix dépend du modèle choisi et du type d'impression : 2000 pages imprimées en N&B sont totalement différentes de 2000 pages imprimées en couleurs par exemple. Il est donc difficile de prévoir un coût moyen pour ce poste.
La maintenance
Le prix de la maintenance d’un parc de photocopieurs professionnels n’est pas à négliger. En effet, maintenir ses outils de productivité en bon état de marche est indispensable pour une entreprise en pleine croissance. Certaines entreprises sont spécialisées dans la maintenance de certaines marques et possèdent des pièces détachées pour intervenir rapidement sur site. Le prix d’un contrat de maintenance varie selon la marque et l’ancienneté des modèles. Les contrats démarrent généralement à partir de 50€ par mois.
Test : Quel photocopieur est fait pour mon entreprise ?
Nous avons créé un questionnaire de moins de 10 questions pour vous aiguiller vers le bon choix de photocopieur professionnel. En quelques clics, vous saurez vers quelle gamme de MFP vous diriger !
